Documents légaux (acte de naissance, certificat de célibat, de coutume,…)
Légalisation des documents étrangers pour usage en Belgique
Les documents étrangers émis dans le pays d’origine doivent être légalisés dans leur pays d’origine. A part dans les pays liés par la Convention Apostille (voir ci-dessous), il y a 2 étapes:
Un document étranger légalisé par un poste consulaire belge à l’étranger au moyen d’un autocollant pourvu d’un «numéro de contrôle» composé d’au moins 12 chiffres est valable et utilisable directement en Belgique.
Si le pays où a été délivré le document est lié à la Convention Apostille, l’autorité étrangère compétente appose une apostille sur le document et ensuite vous pouvez utiliser directement le document apostillé en Belgique.
Certains documents peuvent être délivrés par le consulat du pays en Belgique. Ces documents peuvent être légalisés par le service Légalisation du SPF Affaires étrangères à Bruxelles. Adresse des guichets : rue des Petits Carmes 27 à 1000 Bruxelles. Sachez toutefois qu’un grand nombre de demandes sont déjà traitées en ligne via l’instance émettrice du document en Belgique
Attention! La légalisation ne garantit pas que votre document étranger sera accepté en Belgique. L’instance belge qui a demandé le document peut toujours examiner si le contenu de celui-ci est exact. Cette instance peut par exemple vous demander de présenter d’autres documents ou faire vérifier le document légalisé dans le pays où il a été établi.
Accusé de réception des documents
L’accusé de réception est le document qui atteste que TOUS les documents ont bien été remis à l’officier de l’état civil. L’accusé de réception sert comme preuve de la production des documents en vue de faire courir le délai incombant à l’administration dans le traitement de la demande et l’établissement de l’acte de déclaration..
L’officier de l’état civil doit délivrer un accusé de réception après réception de TOUS les documents dûment légalisés, et, le cas échéant, avec une traduction certifiée conforme par un traducteur juré.
Si les documents ne sont pas tous produits, l’accusé de réception n’est pas délivré.
S’il n’y a aucun doute sur l’authenticité et la validité des documents remis, l’acte de déclaration doit être établi dans le mois de la délivrance de l’accusé de réception.
Durée de validité des documents
Selon le droit international, la durée de validité d’un acte administratif étranger est déterminée par la loi de l’Etat qui l’a émis. Néanmoins, pour assurer sa mission, l’officier de l’état civil doit s’assurer de l’actualité du fait ou de l’événement du document. Par exemple, un certificat de célibat délivré il y a 5 ans sera souvent formellement valable mais ne permettra pas de s’assurer que les conditions liées à une cohabitation légale ou à un mariage seront réunies. L’officier de l’état civil doit apprécier au cas par cas, si le document remis lui permet de réaliser sa mission.
Toutefois, la pratique, consistant à systématiquement exiger des documents datant de 3 ou 6 mois, est illégale.
Retrouvez votre situation sur la page d’accueil. Vous pourrez suivre le cheminement de la procédure qui vous correspond ».
